“문서창고 짓지 마세요”…법무부, 전자서류 법적효력 인정

한 시중은행은 입출금 전표와 대출서류 등 연간 5억 장에 이르는 문서를 만든다.

이를 보관하기 위해 바닥면적이 1만5000m²나 되는 보관창고도 가지고 있다.

은행권 전체에서 종이문서의 생산과 유통, 보관에 드는 비용만 연간 1500억 원이 넘는다.

삼성화재와 동부화재, 현대해상 등 국내 4개 보험사가 만들어 내는 종이문서는 연간 1억3600만 장으로, 쌓으면 63빌딩 높이의 54배에 이른다.

제조업체도 마찬가지다. 현대자동차는 매년 5t 트럭 30대 분량의 종이문서를 창고에 쌓아 두고 있다.

하지만 앞으로 이러한 종이문서 창고는 없어질 것으로 보인다.

산업자원부는 종이문서를 스캐닝해 전자적으로 보관한 서류도 법무부에서 법적인 효력이 있는 것으로 유권 해석했다고 6일 밝혔다.

이에 따라 대차대조표, 정관, 발기인 주주총회 이사회 의사록 등 상법에서 원본 보존을 명시한 일부 문서를 제외한 대부분의 장부와 서류를 디지털 자료로 보관할 수 있게 됐다.

상법에는 스캐닝을 통한 문서의 전자적 보관 허용 여부가 명시돼 있지 않았다.

이 때문에 금융권이나 통신회사에서는 이미 전자문서보관시스템을 갖췄으면서도 종이문서를 따로 두는 ‘이중 보관’을 해 막대한 비용을 부담해 왔다.

산자부는 문서의 디지털화를 촉진하기 위해 전자거래기본법을 개정한 뒤 전자문서 보관의 근거와 신뢰할 수 있는 스캐닝 기준 및 절차 등을 마련할 계획이다.

김선우 기자 sublime@donga.com