[HBR INSIGHT]조직의 업무 집중도를 높이려면

최근 회사에서 집중력 결핍을 호소하는 직원이 늘고 있다. 집중력을 흐트러뜨리는 요소가 넘쳐나는 데다 회사의 기대에 부응해야 한다는 압박감에 짓눌려서다. 미국 교육 회사 크루셜 러닝이 관리자와 직원 1600명을 대상으로 설문 조사한 결과, 직원의 약 60%가 “딴청 부리지 않고 고도로 집중해서 일한 적이 거의 없다”고 답했다. 단 1∼2시간조차도 말이다. 응답자 3명 중 1명은 주의집중 시간이 10분이 채 안 된다고 답했다. 리더가 어떻게 도와야 팀원들이 최대한 방해받지 않고 집중해서 일할 수 있을까?

먼저 업무와 프로젝트 목록을 만든다. 이 방법은 비즈니스 상식이 잘 통하지 않는 회사에 필요하다. 해야 할 업무와 프로젝트를 빠짐없이 일목요연하게 정리한 목록 없이는 직원들이 현실적으로 업무의 우선순위를 파악하기 힘들다. 이때 리더가 나서서 직원들이 해야 할 업무 목록을 작성해 꾸준히 관리하도록 지시하면 도움이 된다. 그런 다음 매주 업무량 달성 현황을 전면 검토하는 시간을 가지면 직원들이 더 수월하게 자기 업무를 챙길 수 있다.

둘째, 소통 창구를 확실히 정한다. 한 가지 일에 집중하지 못하는 이유를 들여다보면 사내 소통 창구가 과도하게 많은 경우가 대부분이다. 물론 일을 할 때 당연히 소통 창구가 필요하지만 창구를 통해 들어오는 일들을 실제로 모두 소화해야 한다는 사실이 부담으로 다가올 수 있다. 따라서 소통 창구마다 이를 어떤 업무에만 사용해야 하는지, 통상적인 답변 시간은 어느 정도가 적절한지 등을 분명히 해두는 게 좋다.

셋째, 안 되면 안 된다고 말하는 게 정상인 일터를 만든다. 직원들이 과부하나 번아웃 상태라고 터놓고 말할 수 있는 분위기를 조성할 필요가 있다. 대표적인 모범 사례는 맞춤형 소프트웨어 개발 업체 메늘로 이노베이션스의 리치 셰리던 최고경영자(CEO)다. 각자 업무 여력을 공유하는 일이 매우 중요하기 때문에 리치 CEO는 여유가 없으면 없다고 망설이지 말고 이야기하라고 직원들을 다독인다. 나아가 직원들이 소신 발언을 하면 칭찬하며 보상해줬다. 직원이 찾아와 너무 지쳤다고 솔직히 말하면 “불편한 이야기인데도 알려줘서 고마워요”라고 웃으며 받아들였다. 왜 그랬을까? 그는 이렇게 말했다. “리더 대부분이 부정적인 의견을 듣고 싶지 않아 합니다. 하지만 안 듣는다고 그게 사라집니까? 오히려 조직 문화를 훼손하고 업무의 질과 의욕을 떨어뜨립니다. 끝도 없는 야근은 덤이고요.”

넷째, 의미 없는 회의는 하지 않는다. 오늘 무슨 일을 했는지 돌아보면 회의 말고는 기억이 안 날 정도로 불필요한 회의가 많은 조직을 흔히 찾아볼 수 있다. 효과적인 회의를 진행하기 위해 한 관리자는 대담한 행동에 나섰다. 그는 “명확한 주제도 없으면서 회의에 참석하라고 하는 사람이 있다면 저를 믿고 불참하십시오”라고 선언했다. 회의를 자주 여는 이들에게 다른 직원들의 시간을 소중히 여길 의무가 있다고 지적한 것이다. 이렇게 하면 직원들이 본인의 근무 일정을 잘 통제할 수 있어 우선순위가 높은 순으로 업무를 처리할 수 있다.

마지막으로 한 번에 한 가지씩 집중해서 일하도록 장려한다. 가장 쉬운 방법은 집중해서 일하는 날이나 시간을 따로 지정하는 것이다. 해당 시간에는 ‘방해 금지’를 선언해 이렇게 일하는 게 당연하도록 만들어야 한다. 이를테면 화요일과 목요일 오후는 팀원 각자가 집중해서 일하는 시간이라고 발표한다. 회의를 잡고 싶으면 이 두 날을 반드시 피해야 하고, 사내 다른 팀도 이때는 업무를 요청해선 안 된다고 분명히 해두는 것이다. 채팅이나 사내 일정표에 ‘집중 업무 시간’을 공개한 직원이 있다면 그 시간을 방해하지 않고 지켜준다. ‘나는 리더니까 예외야’라고 생각하고 리더가 이 집중 시간을 방해하는 순간 모든 직원이 똑같이 따라하고 금방 분위기가 다시 산만해질 수 있다는 사실을 명심하자.

이 글은 HBR(하버드비즈니스리뷰) 디지털 아티클 ‘직원들의 업무 집중을 돕는 7가지 방법’ 원고를 요약한 것입니다

데이비드 앨런 데이비드 앨런 컴퍼니 설립자
저스틴 헤일 크루셜 러닝 마스터 트레이너
정리=최호진 기자 hojin@donga.com