[PC라인/컴퓨터TIP]아웃룩의 작업 관리 요령

★작업 목록 만들기

작업 목록에 해야 할 작업들을 적어놓자. 시간이 되면 아웃룩에서 자동으로 알려주어 잊지 않게 해주는 것은 물론 진도 확인, 현재 상황, 중요도 등을 설정하여 자세한 작업 진도 관리와

확인이 가능하다. 상사에게 작업 상황을 보고하는 기능도 자동

으로 이루어진다. 자신의 작업 목록을 관리하고 보관할 수 있 다는 것이 작업 목록의 가장 큰 매력이다.

1. 왼쪽의 폴더 목록이나 표시줄에서 작업 폴더를 열어보자.

여기가 바로 모든 작업 목록을 관리하고 저장할 공간이다.

2. ‘새 작업을 추가하려면 여기를 클릭하십시오’를 클릭하고 해야 할 작업을 자세하게 적는다. 끝 날짜 옆의 삼각형을 클릭 하여 작업을 마무리해야 할 날짜를 달력에서 선택한다. 이 과정만으로도 쉽게 작업을 등록할 수 있다.

3. 좀더 세밀하게 작업을 관리해보자. 이미 입력한 작업을 편집하려면 목록에서 더블클릭을 하면 된다. 빈 공간에서 클릭하면 새로운 작업을 등록하게 된다. 화면의 창에서 현재 상황, 완료율, 우선순위, 시작날짜, 끝날짜, 메모 등 자세한 작업 관련정보를 입력하고 볼 수 있다.

4. 일정한 간격으로 반복되는 작업은 되풀이 버튼을 사용한다.

일, 주, 월, 연 단위의 작업을 자동으로 기록해주므로 잊지 않

고 작업을 처리할 수 있다. 당연히 끝날짜도 설정 가능하다.

5. 자세히 탭을 누르면 비용, 거리 정보, 관련된 작업자나 거래처 등의 정보를 입력할 수 있다. 작업에 관한 자세한 정보를 저장해놓을 수 있는 기능이다. 특히 상사에게 메일로 보고할 경우 이런 정보가 자동 입력되므로 편리하다.

6. 작업을 완료하였을 경우에는 앞의 네모상자를 체크하면 된다. 또한 완료 날짜가 지난 작업 항목은 빨간색으로 표시되어

작업 일정이 늦어지고 있음을 보여준다.

7. 작업 목록은 작업 폴더에서만 볼 수 있는 것이 아니다.

‘Outlook Today’에서도 볼 수 있고, 일정을 확인하기 위해

일정 폴더를 열면 오른쪽 아래에서도 작업 목록이 보인다.

8.구성을 누른 후 보기 바꾸기를 선택하면, ‘세부 목록’‘진행 중인 작업’ 등 다양한 형태로 작업 목록을 볼 수 있다. 참고로, 여러 가지 보기 방법 중 ‘세부 목록’이 현재 상태, 진행률, 끝날짜 등을 보여주므로, 작업의 현재 상태를 파악하는데 가장 편리하다.

9 상사에게 작업 진척 상황을 보고하려면, 해당 작업에서 오른

쪽 버튼을 눌러, 상태 보고서 보내기를 선택한다. 자동으로 메

일 창이 뜨고, 해당 작업의 상황이 입력된다. 여기에 받을 사람

주소와 메모 정도만 입력하여 발송하면 보고서가 별도로 필요

없다.

★폴더 만들어 정보 분류하기

메일을 주고받다 보면 쌓이게 마련이고, 어느 정도를 넘어서면 알아보기도 찾기도 어려울 만큼 뒤엉키게 된다. 메일을 종류별로(즉 업무별로), 보낸 사람별로 관리한다면 메일을 찾아보기가 그만큼 쉬워질 것이다. 아웃룩에서는 메일을 보고 관리할 수 있는 방법을 다양하게 제공한다. 그중 가장 사용하기 쉽고 효과가 큰 것이 폴더를 만들어 관리하는 것이다.

1 먼저 폴더를 만들어보자.‘보기’ 메뉴에서 폴더 목록을 선택해 폴더가 보이도록 설정한 후, 받은 편지함에서 오른쪽 버튼을 눌러‘새 폴더’를 선택한다.

2 폴더 만들기 창에서 이름에 ‘업무’, 폴더 내용은 ‘메일 항목’, 폴더 위치는 ‘받은 편지함’으로 한다.

3 확인을 누르면 받은 편지함 아래에 업무라는 이름의 폴더가 보일 것이다.

이처럼 ‘받은 편지함’ 아래뿐 아니라 어느 위치에든지 폴더를 만들 수 있다.

4 폴더를 만들었다면 이와 관련된 메일을 새로 만든‘업무’ 폴더로 옮겨보자. 받은 편지함에서 옮길 메일을 선택한 후, 마우스로 끌어서 업무 폴더에 끌어다 놓으면 된다. 이와 같은 방식으로 주제별, 발신자별로 메일을 나누어 관리하면 찾아보기도 쉽고 관리하기도 편리하다.

★수백 통의 메일도 문제없는 메일 찾기

아무리 메일을 잘 관리한다고 해도 결국은 쌓이게 마련이고, 그만큼 원하는 메일을 찾기도 어려워진다. 하지만 걱정은 금물. 아웃룩은 강력한 찾기 기능을 제공한다.

1 메일을 찾을 폴더로 이동한 후, 오른쪽 위의 ‘찾기’ 버튼을 누르고, 찾고자 하는 문자열(제목, 보낸 사람, 본문 모두 검색된다)을 입력하면, 자동으로 현재 폴더 안의 모든 메일을 검색해 그 결과를 보여준다.

2 도구 메뉴의 고급찾기(Ctrl + Shift + F)를 사용해 좀더 복잡한 검색을 해보자. 먼저 찾을 대상과 찾기를 시작할 폴더를 선택하고, 찾을 단어, 위치, 보낸 사람, 받은 사람 중 필요한 항목을 입력하고 ‘찾기’를 누른다.

3 잠시 후면 모든 폴더를 검색해 찾은 결과가 아래에 보일 것이다. 고급 검색은 아웃룩 안의 거의 모든 정보를 통합해 검색해주므로 정보를 찾기가 쉽다.

★구성을 이용한 메일 관리

아웃룩 메일 관리의 백미는 ‘구성’이다. 스팸 메일 막기, 메일 자동 분류, 색깔별 분류, 여러 가지 보기 방식 등을 지원하여 메일을 강력하게 관리해주기 때문이다. 그러나 그만큼 처음 사용하는 이에게는 어렵게 느껴지기도 한다. 구성의 네 가지 항목을 이용해 메일 관리를 강력하게 바꿔보자.

1 ‘받은 편지함’으로 이동한 후, 화면 오른쪽 위의 ‘구성’ 버튼을 눌러보자. 메일 목록 창이 아래로 밀리면서 새로 창이 나타날 것이다. 이 창은 ‘항목 옮기기’‘색 지정’‘보기 바꾸기’‘정크 메일’ 네 개의 항목이 있다.

2 ‘항목 옮기기’는 특정한 조건을 만족하는 메일을 자동으로 다른 폴더에 옮겨주는 것이다. 예를 들어, A라는 사이트에서 보내주는 뉴스 레터를 구독하고 있다면, 이것을 ‘뉴스 레터’라는 폴더로 이동하게 하여 다른 메일과 섞이지 않도록 한다. 옮길 메일을 선택한 후, 위에서 조건을 선택하고 ‘규칙 작성’을 눌러보자. 오른쪽에 ‘완료’라는 글씨가 보일 것이다. 이제부터는 다음에 오는 메일부터 자동으로 폴더가 옮겨져 저장된다.

3 왼쪽 메뉴에서 ‘색 지정’을 눌러보자. 색 지정 역시 항목 옮기기와 비슷하다. 특정한 발신인이 보낸 메일의 색깔을 표시하거나, ‘나에게만’보낸 메시지(즉 수신인이 혼자인 경우)의 색깔을 표시하도록 하는 기능이다. 따라서 업무상 중요한 메일을 주고받는 이들의 색깔을 눈에 잘 띄도록 설정하면 메일을 관리하기에 편리할 것이다.

4 ‘보기 바꾸기’는 메일을 어떤 형식으로 보여줄 것인가를 나타낸다. 기본적인 것은 그냥 메시지 목록이다. 이중 메시지 목록을 제외하고 가장 많이 사용하는 것은 ‘보낸 사람 별로’다. 메일을 보낸 사람 별로 묶어주면 원하는 메일을 찾기도 쉽고 다른 폴더로 메일을 이동하기도 쉬우며, 삭제하기도 쉽기 때문이다.

5 정크 메일은 스팸 메일을 처리하는 기능이다. 즉, 광고 메일은 자동으로 회색으로 표시해주고, 성인용 메일은 자동으로 빨간색으로 표시해준다. 광고 메일이 넘치는 세상에 어느 정도 메일들을 걸러주므로 쓸데없는 메일을 읽는데 시간을 낭비하지 않는다.