［기업정보화 현장］현대전자 「오피스２１」전자결재시스템

현대전자 金榮煥(김영환)사장실의 「결재 줄서기」가 최근 사라졌다. 『종전엔 사장 결재를 받기 위해 기다리는 시간이 많았죠』(黃仁碩·황인석 전무) 시간을 미리 잡아놓지만 다른 결재가 예정보다 지연되기 일쑤였다. 그러나 이제 김사장은 전체 결재의 40% 정도를 전자 결재로 처리한다. 결재 체증을 전자 결재로 해소한 것이다. 사내 통합전산망내 사무자동화시스템 「오피스21」에 전자결재시스템을 구축, 지난 4월부터 가동에 들어간 덕분이다. 기안부서에서 결재서류를 보내면 결재권자의 모니터에 메시지가 뜬다. 부서장급 간부는 결재란에 사인을 한다. 패스워드를 입력하면 화상으로 저장돼 있는 사인이 기재된다. 부결할 때는 첨언란에 의견을 달아 반송한다. 기안부서에서는 결재서류가 누구 손에 있는지 쉽게 조회할 수 있다. 전자결재시스템은 품의서, 보고서, 공문서, 회의소집통보서, 주간 및 월간 업무보고서, 출장 및 연수보고서, 근태계 등 모든 부서에서 공통적으로 쓰이는 서식에서부터 도입됐다. 첫달에는 3천4백건, 5월엔 4천8백건의 문서가 가상 사무실에서 처리됐다. 「오피스21」을 활용하면서 사내 팩스나 문서수발이 80% 이상 줄었다. 이천 본사는 문서수발 용역인원을 3명에서 1명으로 줄였다. 「오피스21」로 가장 혜택을 본 부서는 인재관리부. 이전까지 이 부서의 가장 큰 업무는 복사였다. 인사고과나 사내교육 등 공문서를 무려 60여부씩 복사해 40개 사업본부와 관련 임원, 해외 지사에 발송하거나 전송했다. 『잡무도 잡무지만 문서가 이천 본사에서 서울사무소의 각 부서에 전달되는데만 하루하고도 반나절이 더 걸려 업무가 항상 한박자 처졌습니다』(인재관리부 趙相昱·조상욱 대리) 전자결재 외에 건의함, 동호회 벼룩시장 사규집 전자산업정보 등도 담겨 있는 「오피스21」을 구축하는데는 20여억원이 들어갔다. 이 시스템 도입 후 이 회사는 인건비 등 비용을 매달 1억여원 절감하는 효과를 거두고 있다며 흡족해하고 있다. 현대전자는 「오피스21」을 인터넷에 접목, 인트라넷으로 활용하고 종합문서관리시스템과 화상회의 기능을 추가할 예정이다. 또 「오피스21」을 경영정보시스템과 묶어 전자 결재를 회계 인사 등의 업무와 연계시킬 계획이다. 이 회사 李學圭(이학규)제도개선팀 부장은 『전자 결재시스템 도입과 함께 전결사항을 늘리고 결재단계를 절반 이하로, 많아야 5단계로 잘라내 스피드경영이 가능해졌다』고 말했다. 〈백우진 기자〉