[커버스토리]정리 내 손 안에 있소이다

올해를 정리해야 할 시기다. 자료가 수북이 쌓인 책상을 정리하는 것부터 시작해보자. 정혜신 퓨어 피부과 원장이 책상정리의 노하우를 제시한다

《올해도 ‘역시나…’ 였나요?

책상 위에는 처리해야 할 서류뭉치와 영수증이 쌓여 있고, e메일 박스는 용량이 초과돼 거래처에서 보냈다는 메일이 안 오는 상황, 꼭 필요해서 오려둔 신문 기사도 찾을 수 없군요.

설상가상으로 점심 약속을 이중으로 잡아놓고도 상대방의 연락처를 몰라 약속 시간 10분 전까지 서랍 속 명함더미를 뒤지고 있는 어수선한 당신.

그런 당신에게 ‘정리의 달인’들을 소개합니다.

어디에 뭐가 있는지 정확히 알고 있어 허둥지둥하는 일이 없는 그들. 그래서 항상 여유가 넘치고 필요한 정보를 쏙쏙 찾아 이용하니까 아이디어도 샘솟는다죠. 그들의 공통점은 분류를 잘하고 잘 버린다는 것.

정리의 달인들도 대부분 처음에는 당신과 비슷했습니다.

그러나 바쁜 세상, 쏟아지는 정보 속에서 고민하던 그들은 나름의 방법을 찾았다고 합니다.

그들의 노하우를 들어보세요. 그리고 올해가 가기 전에 책상과 다이어리를 정리하는 것부터 시작하면 좋을 듯합니다.

2005년에는 당신도 정리의 달인입니다. 》

○ 파일 활용 책상을 깨끗이 - 정혜신 퓨어 피부과 원장(36)

매우 바쁜 사람이어서 그를 만나기가 힘들 것이라는 걱정은 기우였다. 인터뷰를 제안하자마자 어렵지 않게 만날 수 있었다.

최근 새롭게 병원을 열어 환자들을 돌봐야 하고 TV 출연 인터뷰 등이 수없이 잡혀 있는 사람이라고는 생각되지 않았다. 살림까지 직접 챙기는 그는 초등학교 1학년 아들의 담임선생님이 “일하는 엄마치고는 시간 여유가 많으시네요”라고 할 정도.

‘여유의 비밀’은 정리를 통해 우물쭈물하는 시간을 없애는 것이었다.

일단 그의 책상을 보고 놀랐다. 정말 ‘휑’ 했다. 책상 위에 있는 것이라곤 전화와 컴퓨터 모니터, 달력과 환자 차트뿐. ‘텅 빈 책상’이 그의 정리 콘셉트다.

“자꾸 물건을 꺼내놓기 시작하면 어수선하게 쌓이게 되고 이것도 하고 저것도 해야 한다는 생각에 아무것도 안 돼요. 당장 쓸 물건만 올려놓죠.”

나머지는 모두 서랍 속에 있다. 책도 꺼내서 보고 책상에 놓기 전에 바로 책장에 넣는다.

그의 주변 정리도구는 딱 세 가지. 클립과 스테이플러, 클리어 파일이다. 아직 해결하지 못한 서류는 클립에 끼우고 해결한 일은 스테이플러로 찍어 놓는다. 예를 들어 공과금 고지서는 클립으로 끼워두고, 돈을 낸 영수증은 가계부에 스테이플러로 찍어 놓는 식이다. 가계부에는 문구점에서 산 1050원짜리 영수증까지 보관해 놓았다.

모든 서류는 종류별로 클리어 파일에 담아 갖고 다닌다.

서류가방에는 클리어 파일이 가득 들어있고 소지품은 작은 가방에 따로 넣고 다닌다. 세 칸으로 나뉜 파일을 보니 칸마다 각각 ‘today’ ‘tomorrow’ ‘this week’라고 씌어 있다. 각각 그날 처리해야 할 일들과 내일 할 일, 이번 주에 할 일이다. 매일 저녁 ‘tomorrow’의 문서를 ‘today’로 가져와 내일을 준비한다.

아들 이름 ‘우준’이라고 적힌 파일에는 아들이 읽어야 할 권장도서 목록과 학원비 청구서가 모여 있다.

출근하면 가방 속의 서류들을 파일째 서랍 속에 넣고 진료를 보는 틈틈이 일을 해치운다. 파일에 담아 온 우편물을 자투리 시간에 읽고 버릴 것은 버리는 식. 퇴근할 때는 다시 서랍 속의 파일 중 일부를 가방으로 옮긴다. 가방 안에는 항상 빈 클리어 파일 두세 개가 들어 있다. 언제라도 정리할 준비가 돼 있는 것이다.

TIP=①책상 위에는 현재 사용하는 것만 빼 놓고 모두 치운다.

② 해결해야 할 서류는 클립, 해결한 서류는 스테이플러로 찍어 구분한다.

③ 가방 속에 항상 빈 클리어 파일을 갖고 다닌다.

○ 다이어리와 PDA-조주희 워싱턴포스트 서울 특파원(35)

‘화려한 그녀의 소박한 다이어리.’

워싱턴포스트와 ABC방송의 한국 특파원이자 현재 EBS ‘미디어 바로보기’를 진행하고 있는 그를 떠올릴 때 깨알 같은 글씨로 정리된 고급스러운 다이어리를 생각했다.

그러나 그가 꺼낸 것은 매년 은행에서 주는 수첩에서 월별 계획을 적을 수 있는 12장만 뜯어내 표지를 코팅한 ‘조주희표 다이어리’. 간편해서 장지갑 속에 쏙 넣고 다닌다고 한다. 살짝 훔쳐봤더니 ‘24일-EBS 녹화 2시, OO변호사 주최 모임 6시, 기사 작성, OO에게 국제전화’등 스케줄이 빼곡히 정리돼 있고 지인들의 생일이 빨간색으로 표시돼 있다.

그도 예전에는 다른 여자들처럼 예쁜 다이어리를 꾸미는 것을 즐겼다. 그러나 이젠 그럴 시간도 없는 데다 가방 속에 넣고 다닐 것도 많아 그가 직접 생각해 낸 아이디어. 지갑만 들고 나가도 적어야 할 것이 생기면 놓치지 않는다.

주로 북한 관련 기획기사를 많이 쓰는 그는 한 번 취재에 수십 명의 사람을 만나야 하기 때문에 PDA가 ‘생명과도 같다’고 말했다.

PDA에는 취재원에 대한 정보를 꼼꼼히 입력한다. 한 정부 고위 관계자의 이름에는 전화번호, e메일 주소와 함께 ‘nov02 wp tel i/v nice guy, good eng’라고 입력돼 있다. 11월 2일 워싱턴포스트 기사를 위해 전화 인터뷰를 했고 좋은 사람이며 영어를 잘한다는 메모다.

바쁘니까 자신만이 알아 볼 수 있는 약자를 사용해 정보를 정리하는 것이 그의 노하우.

직업적인 메모뿐 아니라 생활에 필요한 모든 정보도 PDA에 담아 관리한다. 수십 개의 항공사의 마일리지 카드 번호, 이용하는 호텔의 멤버십 카드 번호, 자주 로그인하는 인터넷 사이트의 아이디와 비밀번호, 사고 싶은 책의 목록, 자주 가는 전 세계 식당의 전화번호와 메뉴까지 모두 정리돼 있다. PDA의 정보는 집에 가면 꼭 컴퓨터에도 저장해 둔다. 이런 습관은 그의 라이프스타일에 따라 형성됐다.

“워낙 여기저기 돌아다니고 분초를 아끼며 살다 보니까 저절로 정리하게 됐습니다. 자신의 아이디를 몰라 허둥대고 뭐 먹을까 고민하는 시간들…, 아깝잖아요.”

TIP=① 다이어리는 꾸미는 데 공을 들이지 말고 단순하게 정리한다.

② 정보를 정리하는 자신만의 약어를 만든다.

③ 식당 전화번호, 카드번호 등 필요한 생활정보도 정리한다.

○ 디지털 정보관리-진현석 드림위즈 개발기획팀 대리(29)

경기 구리시에 있는 진현석 대리의 집. 그는 연결된 두 대의 컴퓨터 모니터를 이용해 한쪽에서는 스피커 6개짜리 컴퓨터용 홈시어터의 사운드를 즐기며 영화를 보고 한쪽에서는 관심사인 무술에 대한 자료를 찾는다. 벽면의 책장에는 책 대신 CD가 가득찼다.

정보기술(IT)업계에 종사하기 때문인 탓도 있지만 그의 자료 욕심은 대단하다. PC통신을 사용하던 시절인 98년부터 모아 온 각종 디지털 자료가 CD로 2000여장. 영화만 1000편이 넘는다. CD로 굽기 전엔 컴퓨터도 꽉 찼을 터. 정리법에 관심을 갖지 않을 수 없었다.

컴퓨터 잡지 기자 출신으로 컴퓨터 스터디 모임의 강사로도 2년간 활동했던 그가 추천하는 디지털 파일 관리의 기본은 이렇다.

일단 컴퓨터의 하드디스크를 2개 이상으로 나눠 놓아야(파티션) 바이러스에 걸리거나 윈도가 제대로 작동되지 않아도 중요 파일들을 보호할 수 있다. 진 대리는 파티션을 5개로 해서 C드라이브에는 운영체제인 윈도XP만 깔았다.

파일을 찾는 것도 문제. 파일 이름을 자신만의 법칙을 세워 만든다. 진 대리는 ‘연월일-제목-작성자’ 형태로 만든다. 예를 들어 ‘041120-팀별 기획안-진현석’의 식이다. 이렇게 하면 파일을 찾을 때 이 가운데 한 가지만 생각나도 찾을 수 있다.

또 파일을 찾거나 관리할 때 보통 윈도 탐색기를 쓰지만 국내 한 대학원생이 만든 ‘플라이 익스플로러(flychk.new21.org/flyExplorer)’가 더 편리하다는 것이 그의 추천.

디지털 사진관리는 컴퓨터 안의 모든 사진파일을 한 눈에 관리할 수 있게 해 주는 ‘피카사(picasa.com/picasa)’가 좋지만 아직 한글버전이 없는 것이 단점. 김치(www.123kimchi.com)도 괜찮은 편.

MP3파일은 강력한 검색기능이 있는 애플사의 아이튠즈(www.apple.co.kr/itunes)가 편하다. 이 밖에 인터넷도사(internetdosa.co.kr)는 다음 네이버 등의 웹메일을 모두 하드디스크 내로 저장할 수 있어 편리하다.

TIP=① 컴퓨터는 하드디스크를 2개 이상으로 나눈다.

② 파일 이름은 2개 이상의 정보를 담아 자신만의 방식으로 만든다.

③ 메일이나 사진 등 각종 파일을 관리해 주는 프로그램을 사용한다.

○ 아날로그 정보관리-김성환 LG경제연구원 선임연구원(31)

“이봐, 김 선임, 저번에 그 디지털 방송 콘텐츠에 대한 기사 말야.” (척∼) “여기.”

“디지털 멀티미디어 방송(DMB) 관련 보고서는?” (척∼) “이거야.”

그가 필요한 자료를 찾는 시간은 평균 10초, 길어도 절대 30초를 넘기지 않는다.

필요에 의해 정리를 시작한 대부분의 사람과는 달리 그는 원래 ‘정리형 인간’이다. 예비군 훈련을 끝내고 집에 돌아오자마자 언제 다시 신을지 모르는 군화를 윤이 나게 닦아 제자리에 놓아야 직성이 풀린다니 할 말 다했다.

연구원의 모든 일은 자료와의 전쟁이다. 각종 기관에서 발표된 보고서와 신문기사, 책, 잡지 등. 한 번에 수십 가지의 자료를 뒤지는데 그때그때 정리하지 않으면 금방 쌓인다.

그는 일단 한 프로젝트가 끝나면 다음 연구에 필요한 자료를 제외하고는 모두 버린다. ‘6개월 혹은 1년이 지난 자료는 버린다’ ‘찜찜하면 출처를 적어놓고 버린다’는 것이 그의 ‘버리는 규칙’.

현안 자료는 책상 옆 바로 손이 닿는 곳에 따로 자리를 만들어 보관한다. 일종의 임시 보관처. 그 외 일반적인 자료들은 책상 옆 칸막이 밖의 책장에 둔다. 책장에는 10여개의 파일박스가 있다. 주제별로 ‘디지털 방송’ ‘홈 네트워킹’ 등의 큰 주제가 씌어 있는 라벨이 붙어 있고 박스 안에는 다시 소주제별로 정리된 파일이 들어있다. 전체 자료를 각각 덩어리로 만드는 ‘모듈’화 방식이다. 신문이나 잡지의 기사는 오려두면 잃어버리므로 복사한 뒤 주제별 파일 박스에 담는다.

프로젝트 진행시마다 여러 사람을 인터뷰하므로 메모장 정리도 중요하다. 일단 형식 없이 적은 뒤 돌아와서 중요 내용을 요약해 둔다. 다 쓴 메모장은 표지에 언제부터 언제까지 사용했는지 날짜를 적어 책장에 둔다. 메모장은 ‘나만의 것’이기에 몇 년 전의 것도 보관한다.

그는 경제전문가답게 정리도 ‘비용과 효율’의 관점에서 접근해야 한다고 했다.

“주제별로 다른 색상의 파일을 만들고 자료 출처별로 너무 세밀하게 분류하는 것은 들인 노력에 비해 얻을 수 있는 효과가 적죠. ‘정리를 위한 정리’는 일종의 낭비입니다.”

TIP=① 한 가지 일이 끝나면 다시 볼 가능성이 적은 자료는 모두 버린다.

② 출처가 다양한 각종 자료를 주제별로 묶어 큰 덩어리로 만든다.

③ 메모장에 쓴 중요한 내용은 재정리하고 표지에 사용기간을 적어둔다.

○ 명함정리와 인맥관리-이성훈 콘페리 인터내셔널 부사장(43)

한국장기신용은행을 거쳐 맥킨지 컨설팅에서 일할 때까지만 해도 정리와는 거리가 멀었다. 성격도 그랬지만 업무상 명함정리가 그렇게 절박하지는 않았다.

그러나 2002년 헤드헌팅 업체인 지금 회사로 옮기고 보니 하루에 10명 이상 사람 만나는 것이 일이 됐다. 예전 습관대로 했더니 한 달간 명함이 수백 장 쌓였다. 도대체 언제쯤 왜 만난 사람인지도 깜깜.

헤드헌팅 업무에서 사람관리는 무엇보다 소중한 자원이다. 지금은 매우 세분화된 분류 기준에 따라 명함을 정리한다.

“분야별, 만난 시기별 등 자신만의 명함 분류법을 확실히 정해 놓는 게 중요합니다. 그에 맞춰 넣기만 하면 되니까요. 컴퓨터를 켜야 하는 명함 스캐너 사용보다 더 빠르죠. 또 찾으면서 다른 사람 명함도 한 번 더 보게 됩니다.”

그는 크게 업무와 개인적 만남으로 구분한다. 업무는 명함 주인이 속한 분야별로 모으는데 만약 금융계면 그 안에 다시 증권사 투신사 등 소분류를 정해 모아둔다. 개인적 만남은 각 모임 이름별로 분류한다. 한 소분류 안의 명함은 ㄱ, ㄴ 순으로 정리한다.

사무실 책상 오른쪽에는 10여개의 명함통이 일렬로 서 있다. 일일이 끼워 넣어야 하는 명함첩보다 정리하기가 쉽다. 소분류마다 모임 이름이나 회사 이름이 크게 적혀 있다. 현재 관리하는 명함은 2000장은 돼 보였다.

더 중요한 것은 사람에 대한 정보를 정리하고 관심을 갖는 것. 계속 연락할 사람들은 엑셀 파일에 만난 날짜와 간단한 대화 내용을 적는다. 그 다음에 연락할 일이 생긴다면 메모 내용을 먼저 보고 인사말을 건넨다. “아드님 입시 준비는 잘 되시는지요” 등. 일종의 집중관리 대상이냐고 묻자 그는 “인맥을 계획적으로 관리한다는 말에 거부감을 느낀다”며 부정했다. 상대방을 기쁘게 하기 위한 노력일 뿐이라고.

한술 더 떠 그는 체계적인 인맥관리를 익히려면 각종 모임의 총무를 맡아보라고 권한다. 회원들에게 연락을 자주 취해야 하기 때문에 명함이나 주소록 관리도 잘하게 되고 한 번이라도 전화를 더 하게 된다는 것. 그는 최고경영자(CEO) 의사 변호사 교수 100여명의 영어 토론 모임인 가나난 포럼, 창의적인 사람들 10여명이 모인 모모회 등 7개 모임에 주도적으로 참여하고 있다. 이런 식으로 하다보면 ‘대한민국에서 한 다리 건너 연결되지 않는 사람이 없다’는 게 이 부사장의 말이다.

TIP=① 명함을 분류하는 매우 세분화된 기준을 세운다.

② 중요한 사람들은 만나서 나눈 대화 내용을 적어둔다.

③ 각종 모임의 총무를 맡으면 절로 정리하는 습관이 생긴다.

글=채지영 기자 yourcat@donga.com

사진=강병기 기자 arche@donga.com

▼서류-정보-아이디어-집안-스케줄 이렇게 하면 당신도 ‘정리의 달인’▼

▽노구치식 서류정리법=서류를 분류하지 않고 그냥 규격봉투에 넣고 이름을 써서 시간 순서대로 세워놓는다. 필요한 서류를 꺼내서 본 뒤에는 맨 오른쪽에 놓는다. 이렇게 하다보면 계속 안 보는 파일은 왼쪽으로 밀려가게 된다. 일정 주기마다 맨 왼쪽의 파일들은 버린다(노구치 유키오 ‘초정리법’).

▽초스피드 정보정리법=사무실 책상 아래에 박스를 하나 놓는다. 신문이나 잡지를 읽다가 눈에 띄는 정보가 있으면 중요한 단어를 형광펜으로 칠한 뒤 박스 안에 던져 넣는다. 글을 쓸 때 박스 안만 뒤지면 된다. 이때 다이얼을 돌려 그날 날짜에 맞춰 도장처럼 찍을 수 있는 날짜 스탬프를 이용하면 능률적이다. 날짜 스탬프는 메모장이나 스케줄 표 등에도 요긴하게 쓸 수 있다(오카쓰 후미히토 ‘나를 변화시키는 초정리법’).

▽포토북을 이용한 아이디어 정리=아이디어를 낼 일이 많은 사람은 디지털카메라를 이용해 아이디어 포토북을 만들어보자. TV나 비디오를 보다가, 인테리어가 좋은 카페에서, 또는 전시회 포스터 등을 찍어 놓고 앨범이나 홈페이지에 저장해 아이디어가 필요할 때마다 훑어본다(정윤희 등 ‘정보의 달인’).

▽우유팩을 이용한 집안 정리법=팬티의 좌우를 안쪽으로 접고 둥글게 만 다음 깨끗이 씻어 입구를 잘라 낸 200mL 우유팩에 하나씩 쏙쏙 집어넣으면 찾기 쉽다 (네이버 지식검색 ID lok8876님). 요리 도중 국물이 흘러내리기 쉬운 간장이나 참기름 식용유 용기는 입구 부분을 잘라 낸 500mL 우유팩에 한 개씩 넣으면 싱크대 바닥이 더러워지지 않는다. 또 먹다 남은 국물 요리는 1L우유팩에 넣어 밀봉한 뒤 냉동시키면 해동하기 쉽고 냉장고도 깔끔해진다( 동아일보 출판부 ‘사는 재미가 쏠쏠 초살림법’).

▽5단계 스케줄 정리법=전날 저녁에 다음날의 업무파악→업무시간 예측→여유시간 확보(8시간을 일한다면 5시간 정도만 확실하게 계획)→업무의 우선순위, 생략하고 축소할 것, 남에게 맡길 일이라면 위임자 결정→일일계획표나 주간계획표에 메모하기(한네로레 프리츠 ‘사무정리, 내가 도와줄게’).

채지영 기자 yourcat@donga.com