인공지능과 MS오피스의 만남이 직장인의 업무를 바꾼다

바야흐로 데이터 기반 경영 시대다. 전 세계에 축적된 데이터 가운데 90%가 최근 2년 내에 생산된 데이터일 정도로 데이터가 폭증하고 있다. 심지어 2020년까지 데이터 증가율이 20배 늘어날 것이란 전망도 있다. 이에 맞춰 사용자들도 매일 데이터를 접하기 위해 스마트폰을 손에서 놓지 않고 있다. 한 조사결과에 따르면 사용자들은 하루 평균 150번 스마트폰 화면을 들여다본다고 한다.

때문에 많은 직장인들이 과도한 데이터 때문에 스트레스에 시달리고 있다. 마이크로소프트(MS)의 조사결과에 따르면 데이터의 증가 탓에 62%의 직장인이 생산성 저하를 경험했다. 데이터가 넘쳐흐름에 따라 데이터를 분석하는데 무의미한 시간을 보냈다는 조사결과도 있다. 미국 직장인의 경우 데이터 과부하로 인해 이를 분석하기 위해 전체 근무 시간의 25%를 낭비하고 있고, 그 탓에 연 9,970억 원의 손해를 보고 있다고 조사되었다.

이를 해결하기 위해 MS는 자사의 서비스형 업무도구 '오피스365'에 직장인이 보다 효율적으로 정보를 분석하거나 자동으로 분석할 수 있도록 '포어캐스트', '델브', '마이 애널리틱스', '디자이너', '팀즈'. '인공지능 챗봇' 등 인텔리전스(업무 지능화) 및 인공지능(업무 자동화) 관련 신규 기능을 대거 추가했다. MS 오피스가 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩, 스카이프 등 전통적인 업무도구에서 한 발 더 나아간 인텔리전스 업무도구로 개편되고 있는 것이다.

<오피스365에 적용된 인공지능 MS 그래프>(출처=IT동아)

엑셀 포어캐스트, 미래를 예측하는 마법의 함수

포어캐스트는 과거 데이터를 기반으로 미래에 어떻게 될 것인지 변화를 예측해주는 기능이다. 엑셀 속에 함수 형태로 추가되었다. 예를 들어 특정 기업의 주가 변동 추이를 엑셀 포어캐스트 함수에 입력하면 향후 몇 년 동안 주가가 어떻게 변할 것인지를 평균값, 최저값, 최고값으로 예측해준다. 주가뿐만 아니라 과거 데이터만 수치화되어 있다면 모든 분야에 적용할 수 있다. MS의 내부조사 결과에 따르면 실제 변동데이터와 유의미한 상관관계를 찾을 수 있을 정도로 높은 정확도를 보였다. (물론 이러한 분석 서비스가 다 그렇듯이 100% 신뢰하는 것은 금물이다.)

<엑셀 포어캐스트를 활용해 매출 예측 모델을 만들고 있는 모습>(출처=IT동아)

사진 정리는 구글포토? 문서 정리는 MS 델브

델브는 머신러닝(기계학습) 기반의 문서 자동 정리 서비스다. 과거에는 문서를 사용자가 폴더나 태그 등을 입력한 후 직접 분류해야 했지만, 델브를 활용하면 MS의 클라우드 데이터센터 속에 있는 인공지능이 사용자가 클라우드 저장소(원드라이브)에 저장한 문서의 내용을 알아서 파악한 후, 문서를 자동으로 분류하고 관리해준다. 구글의 인공지능 사진 관리 서비스 ‘구글포토’의 문서 버전인 셈이다.

델브는 반드시 처리해야 하거나 빨리 처리해야 하는 문서만 모아서 보여주기도 하고, 직장 동료가 어떤 문서를 처리 중이고 이를 통해 어떤 업무를 진행하고 있는지 알려주기도 한다. 특정 문서가 최신 버전으로 업데이트되면 어떤 내용이 달라졌는지 알려주는 기능도 있다.

인공지능이 업무에 대한 조언을 제공? 마이 애널리틱스

마이 애널리틱스는 직장인이 업무를 효율적으로 처리하고 있는지 조언을 제공하는 인공지능 서비스다. 업무 처리 방식, 업무 처리 속도, 미팅 효율 등을 분석한 후 이에 관한 조언을 제공해준다. 이를 바탕으로 직장인은 자신이 언제 누구를 얼마나 만났고, 어떤 시간에 집중해서 업무를 처리하고 있는지 등을 한 눈에 파악할 수 있다. 심지어 야근을 효과적으로 하고 있는지도 알 수 있다. 이를 통해 내 생산성이 얼마나 되는지 제대로 분석할 수 있다.

누구나 전문가와 대등한 PPT를 만든다, 파워포인트 디자이너

파워포인트 디자이너는 PPT 초보자도 손쉽게 전문가 수준의 PPT를 만들 수 있도록 도와주는 기능이다. 하얀 배경의 PPT 첫 화면에 원하는 이미지만 삽입하면 삽입된 이미지의 색상, 패턴 등을 분석하여 다양한 PPT 디자인 탬플릿을 자동으로 제안해준다. 이미지 대신 표지, 목차, 내용 등 PPT 에 필요한 기본적인 골격만 갖춰도 이에 맞는 디자인을 제안해준다. 즉, PPT 작업 가운데 상당한 시간을 차지하는 '디자인 고민'에 관한 부분을 줄여 줌으로써 사용자가 컨텐츠에 좀 더 집중할 수 있도록 도와준다.

팀즈, 챗봇이 적용된 기업용 메신저

팀즈는 머신러닝을 활용한 챗봇이 적용된 기업용 메신저다. 문서 공유부터 공동 작업, 실시간 채팅, 그룹 회의 등 오피스365의 모든 기능을 팀즈 속에 모아두고 사용할 수 있다.

팀즈는 MS나 다른 제 3자 개발사가 만든 챗봇을 이용할 수 있는 업무도구다. 예를 들어 '서머리즈'라는 챗봇을 채팅창에 적용하면 챗봇이 특정 기사를 대신 읽고 이를 3줄 이내로 요약해준다. 현재 영문 서비스만 제공하며, 한국어 서비스를 제공하기 위해 한국어를 배우는 중이다. 서머리즈 외에도 번역, 일정관리, 자동발신 등 다양한 기능을 갖춘 수십 개의 챗봇을 이용할 수 있다.

<MS의 업무용 메신저 '팀즈'에서 뉴스를 요약해주는 챗봇 서머리즈를 이용하는 모습>(출처=IT동아)

오피스365에 적용된 핵심 인공지능, MS 그래프

이처럼 다양한 인텔리전스 기능은 MS 그래프(Microsoft Graph) 모델을 바탕으로 개발되었다. MS 그래프는 넘쳐나는 데이터 속에서 유용한 정보와 인사이트를 추출하고, 이를 사용자에게 제공하는 개인 비서 인공지능이다. MS는 전 세계 수십 억 개의 인터넷 홈페이지를 분석하고 수 년 간 축적된 검색 로그 데이터를 활용해 MS 그래프가 사람의 대화를 이해할 수 있게 했다. MS는 2014년부터 이 인공지능을 개발해 오피스365에 적용했다.

이처럼 다양한 기능이 오피스365에 적용됨에 따라 오피스365는 6~7개의 핵심 기능만 적용했던 기존 MS 오피스의 그늘에서 벗어나 30개 이상의 다양한 서비스를 제공하는 진정한 '소프트웨어형 서비스(SaaS)'로 거듭날 수 있게 되었다. 오피스365의 신 기능은 추가비용 없이 기존 오피스365 사용자 누구나 이용할 수 있다.

<오피스365가 제공하는 다양한 서비스>(출처=IT동아)

한편 한국MS는 오늘(17일)부터 전 세계에서 6번째로 오픈한 국내 오피스365 데이터센터를 통해 오피스365 서비스를 제공한다. 이를 통해 오피스365는 보다 빠른 응답속도와 파일 전송 속도를 갖출 수 있게 되었으며, 기업과 관공서가 요구하는 데이터 레지던시(데이터 거주) 정책도 준수할 수 있게 되었다. 국내 데이터센터에 저장된 데이터는 해외 데이터센터로 반출되지 않고 서울, 부산에 위치한 2개의 데이터센터에만 백업된다.

동아닷컴 IT전문 강일용 기자 zero@donga.com