30분內 핵심만… 회의, 짧고 굵게 안될까요

[내가 바뀌면 세상이 바뀝니다]
[10월의 주제는 ‘직장 에티켓’]<191>회의감 들게하는 회의 그만

법조계에서 일하는 이모 씨(33)는 회의 때마다 ‘왜 이걸 해야 하는 걸까’ 싶은 자괴감에 빠질 때가 한두 번이 아니다. 보고회도 아닌데 참석자들이 사안에 대해 전혀 공부는 해오지 않고 정작 회의에 들어온 뒤에야 그간의 진행상황을 점검한다든가, 관련 없는 얘기들이 오가는 모습을 지켜보자면 뛰쳐나가고픈 충동에 휩싸인다.

하지만 가장 답답할 때는 상사들이 윗사람에게 잘 보이기 위해 하나마나한 얘기들을 돌아가면서 하는 모습을 지켜보는 것이다. 이 씨는 “30분이면 충분할 회의가, 딱 떨어지는 결과가 나오지도 않으면서 1시간씩 늘어진다”며 “어떻게 하면 회의에 빠질 수 있을지 매번 고민한다”고 털어놨다.

이 씨처럼 회의를 비효율적이고 무의미하게 만드는 사람들 때문에 회의 자체에 염증을 느끼는 직장인들이 많다. 취업포털 사이트 ‘사람인’과 헤드헌팅 업체 ‘스카우트 코리아’가 직장인 906명을 대상으로 진행한 설문조사 결과에 따르면, 직장인들이 평균적으로 회의를 하는 데 걸리는 시간은 58분이었다. 하지만 효율적인 회의시간을 묻는 질문에 과반인 54.2%가 ‘30분 이내’를 선택했고, ‘30분∼1시간 미만’이 40.6%로 뒤를 이었다. 회의 문화가 불만이라는 응답자가 역시 과반인 ‘54.1%’에 달했는데, 그 이유는 ‘회의의 진행과 구성이 비효율적이어서’가 39.2%, ‘결론 없이 흐지부지 끝날 때가 많아서’가 26.1%를 차지했다.

모두가 원하는 ‘짧은 시간 안에 핵심만 논의하는 효율적인 회의’는 어떻게 하면 가능할까. 전문가들은 ‘회의에 정확한 주제와 목표를 둘 것’, ‘한 시간 안에 끝낼 것’, ‘지난 안건을 되풀이하지 말 것’, ‘팀원들이 안건에 대한 배경지식을 하루 전에 숙지하도록 할 것’, ‘지각자는 절대 기다리지 말 것’ 등이 필요하다고 조언한다.

김성규 기자 sunggyu@donga.com