상당수의 기업, 특히 중소기업이라면 한 명의 직원이 2가지 이상의 업무를 동시에 담당하는 일이 많다. 이런 경우에는 직급 역시 2가지 이상을 가지기 마련이다. 이를테면 ‘마케팅팀 김철수 이사’가 ‘홍보팀장 김철수’일 수도 있다는 의미다. 해당 직원이 여러 방면에 재능을 가지고 있거나 회사의 규모가 작아 혼자서 여러 업무를 해야 하는 경우가 특히 그러하다.
이러한 경우에는 이메일 계정 역시 2개 이상을 혼자서 사용할 필요가 있다. 회사 외부의 고객이나 거래처에서 홍보팀에 메일을 보냈는데 답장이 마케팅팀 이름으로 온다면 당황할 수도 있기 때문이다. 반대로 메일을 받는 입장에서도 각 업무별 이메일 계정을 따로 만들어 두는 편이 체계적인 업무 관리에 도움이 된다.
다만, 이게 말이 쉽지 한 명의 직원이 여러 메일을 관리하는 것은 실제로는 제법 어렵다. 아무리 부지런한 사람이라도 자신이 주로 쓰는 주 메일 계정 외에 다른 메일 계정까지 수시로 로그인 하며 확인을 하기는 번거롭기 때문이다. 그리고 이렇게 여러 개의 메일 계정을 쓰다 보면 간혹 업무에 혼란을 겪을 수도 있다.
혼자서 여러 메일 계정을 써야 할 때 편리한 멀티메일
이때 유용한 것이 멀티 메일 서비스다. 이는 업무상 여러 메일 계정을 이용하는 직원을 위한 것으로, 복수의 메일 계정을 이용하면서도 통합적인 관리를 할 수 있어 편리하다. 또한 각 계정별로 표시 이름을 각각 지정해 메일을 주고받을 수 있어 체계적인 업무가 가능한 점도 특징이다. 가비아 하이웍스 기반 메일 서비스에서 멀티메일을 이용하는 방법을 살펴보자.
만약 관리자라면 하이웍스 관리 콘솔의 관리자 메뉴로 들어가 ‘사용현황’의 ‘메일 사용 현황’을 클릭하자. 이곳에서는 현재 관리하고 있는 팀원들의 목록을 확인할 수 있다. 여기서 원하는 팀원의 ‘부 계정 설정’을 클릭, 멀티메일 계정을 추가할 수 있다.
만약 마케팅팀의 김철수 과장이 개발팀 팀장을 겸하고 있다면 ‘마케팅팀 김철수’라는 이름의 ‘market1@회사도메인’과 ‘개발팀 김철수’라는 이름의 ‘dev@회사도메인’ 의 2개의 매일 계정을 생성하는 식이다. 클릭 몇 번만 하면 간단히 멀티계정이 만들어지며 1인당 최대 5개까지 메일을 생성할 수 있으므로 편리하게 이용 가능하다.
한 번의 로그인으로 최대 5개 계정 메일을 동시에 관리
이렇게 한 명의 사용자가 복수의 이메일 계정을 가지고 있더라도 메일의 확인은 주 계정으로 로그인해서 한 번에 할 수 있다. 각 메일 계정마다 일일이 따로 로그인할 필요가 없다는 의미다. 하이웍스 관리콘솔의 메일 메뉴에서 ‘받은편지함’에 해당 사용자가 이용하는 모든 계정으로 온 메일의 목록을 한 번에 확인할 수 있으며, 주 계정 외의 메일 계정으로 온 메일은 제목 앞에 따로 해당 메일의 주소가 붙으니 구분이 용이하다. 물론 받은 편지함 바로 밑에 있는 각 메일 계정의 주소를 클릭해 해당 계정에 해당하는 메일만 따로 확인하는 것도 가능하다.
메일 작성 시 원하는 명의 선택해 메일 발송 가능
참고로 가비아 멀티메일은 수신 전용 서비스가 아니다. 생성된 복수의 메일계정 별로 각각 따로 구분해서 메일을 전송하는 것도 가능하다. 김철수라는 한 명의 직원이 ‘홍보팀 김철수 과장’, ‘마케팅팀 김철수 팀장’, ‘개발팀 김철수 팀장’ 등의 각각 다른 명의로 상대방에게 메일을 보낼 수 있다는 의미다.
이렇게 다른 이름과 계정으로 메일을 보내고자 한다면 ‘편지쓰기’를 클릭해보자. 만약 멀티메일 서비스를 이용해 복수의 메일 계정을 생성했다면 ‘보내는 사람’ 항목에서 어떤 명의로 메일을 보낼지 선택할 수 있다. 메일을 받은 상대방에게는 당연히 이때 선택한 명의의 발송자 이름과 이메일 주소가 표시된다.
참고로 메일을 보낼 때 ‘보내는 사람’ 항목에서 ‘보내는 사람 설정’을 선택하면 이미 등록된 메일 계정 외에 별도로 상대방에게 표시될 발신자의 정보를 편집할 수 있다. 이곳에서는 메일 발송자의 이름 외에 회신 이메일의 주소, 그리고 메일에 이용할 글꼴이나 답장 시 원본 표시의 여부, 수신 확인 여부 등 다양한 부가 기능을 설정할 수 있으니 유용하게 이용하자.
그리고 멀티메일 서비스 역시 가비아의 다른 이메일 서비스와 마찬가지로 안드로이드, iOS용 ‘하이웍스앱’과 연동이 된다. 하이웍스앱의 메일 확인 메뉴에서 주 계정과 부 계정 구분 없이 한 번에 모든 메일을 확인할 수 있다. 다만 2014년 6월 현재, 하이웍스 앱을 이용해 메일을 보낼 때 어떤 메일 계정으로 보낼지 선택하는 기능이 지원되지 않아 약간의 불편은 있다. 이 기능은 조만간 업데이트가 될 것으로 보인다.
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