폴더에 의해 메일링 리스트를 관리하는 경우 해당 폴더를 열어보지 않는다면, 그때그때 중요한 정보들을 놓치게 되는 수도 있다. 또한, 여러 개의 메일링 리스트에 가입해 있다면, 여러 개의 폴더를 관리하는 게 귀찮은 일이 되어버릴 수도 있다. 이럴 때에는 메일을 다른 색깔로 표시되도록 함으로써, 하나의 메일함에서 메일링 리스트를 쉽게 구분할 수 있다.
폴더로 관리하는 방법과 유사하게 메시지 규칙을 만들 수 있다. 예를 들어, 인터넷 마케팅을 연구하는 'IMF'라는 포럼에서 발송되는 메시지들을 별도의 색깔로 지정해 두는 방법을 알아 보자.
'IMF'에 의한 메일은 보낸 사람이 'IMF'로 표기된다는 특징이 있다. 메뉴에서 '도구 - 메시지 규칙 - 메일'을 선택한 다음 '새로 만들기' 버튼을 누르고, '규칙의 조건 선택' 란에서 '보낸 사람 란에 사람 포함', '규칙의 동작 선택' 란에서 '색으로 강 조' 항목에 체크를 한다. 그런다음 '규칙 설명' 란에서 2개의 파란색 링크를 각각 클릭하여 'IMF'라는 단어와 자주색을 지정해 주면 된다. 위와같이 메일 메시지 규칙을 설정해 주면, IMF에서 온 메일은 무조건 '자주색'으로 표시될 것이다.
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