스마트폰이 사무실이네

《 회사원 이수계 씨(34)는 출근길 버스 안에서 하루 일과를 시작한다. 얼마 전 구입한 각종 업무용 스마트폰 애플리케이션(앱) 덕분이다. 그는 ‘프린트 앱’으로 거래처에서 온 중요한 e메일을 모아 회사에 있는 디저털 복합기를 통해 이를 출력한다. 출근하자마자 팀장에게 문서로 전달하기 위해서다. 》

후지제록스의 프린트 앱인 ‘프린트 유틸리티’ 를 아이패드에서 실행한 모습. 후지제록스 제공

그는 이어 클라우드 서비스를 지원하는 ‘메모 앱’을 실행한 뒤 오늘 보고해야 할 주요 내용과 업무 아이디어를 차근차근 정리한다. 전에는 수첩에 볼펜으로 적은 뒤 이를 다시 회사 PC에 저장해야 했지만 이젠 그럴 필요가 없다. 앱에 메모를 남기는 순간 ‘구글 독스’라는 온라인 문서도구에 그대로 저장되기 때문이다. 회사에 도착해 PC를 켜고 구글 독스에 접속하기만 하면 버스에서 이 씨가 남긴 각종 메모가 나타난다. 이 씨는 “출근길 스마트폰으로 급한 일을 미리 처리한 뒤로 오전 근무시간이 한결 여유로워졌다”고 말했다.

○ PC 안 켜고 스마트폰으로 문서 출력

스마트폰과 태블릿PC 이용자가 급격히 늘면서 이를 업무에 활용할 수 있는 다양한 앱이 시장에 쏟아져 나오고 있다. 몸에 지니고 다닐 수 있는 모바일 기기의 특성상 장소와 상관없이 일할 수 있는 ‘스마트 워크’를 구현할 수 있게 된 것이다.

예컨대 후지제록스의 프린트 앱인 ‘프린트 유틸리티’를 이용하면 스마트폰이나 태블릿PC에 저장된 사진과 웹 페이지, 주소록 등을 컴퓨터를 켜지 않고도 바로 출력할 수 있다. 급한 자료를 출력하기 위해 휴대용 저장장치인 USB 메모리를 들고 PC를 찾아다닐 필요가 없어진 것이다.

이 앱은 와이파이(Wi-Fi)를 통해 주변의 출력 가능한 복합기를 자동으로 인식하며, 마치 PC에서 인쇄옵션을 정하는 것처럼 양면 혹은 컬러인쇄는 물론 여러 사진을 한 장에 모아 출력할 수도 있다. 애플 iOS 운영체제(OS)가 들어가는 아이폰과 아이패드, 아이팟터치 등에서 모두 사용할 수 있고, 애플 앱스토어에서 ‘Fuji Xerox’나 ‘Xerox’로 검색해 무료로 내려받을 수 있다.

HP의 ‘e프린트’와 신도리코의 ‘U-Print 솔루션’도 스마트 기기에서 실시간 문서 출력 기능을 지원한다. 이 중 HP e프린트는 스마트폰으로 클라우드 서버를 거쳐 자사(自社)의 복합기에 설정된 e메일 주소로 자료를 보내는 것이다. e프린트 기능을 지원하는 모든 HP 복합기에서 이용할 수 있기 때문에 미국에서 찍은 사진을 해당 앱을 통해 한국에서 실시간으로 뽑아 보는 것이 가능하다.

○ 스마트폰으로 효율적인 문서관리를

앞에 소개한 이 씨의 사례처럼 클라우드 서버를 통한 ‘동기화 메모 앱’이 최근 비즈니스맨들에게 인기다. 이 가운데 ‘어섬노트’는 아이폰용 유료 앱으로, 폴더별로 메모를 저장해 문서를 체계적으로 관리할 수 있다. 또 폴더나 문서별로 글꼴과 색상, 배경, 아이콘 등을 다양하게 설정해 꾸밀 수도 있는 것도 장점이다. 구글 독스 등과 동기화해 PC에서 문서를 그대로 읽어와 작업을 할 수 있다.

에버노트 역시 대표적인 메모 앱으로 웬만한 모바일 및 PC OS에서 모두 작동한다. 메모와 사진, 음성 등을 기록할 수 있는데 어섬노트처럼 폴더를 따로 만들어 저장할 수는 없다. 단, 메모마다 키워드를 담는 태그를 지정할 수 있기 때문에 검색할 때 편하다. 메모별로 입력한 장소의 위치정보를 기억해 구글 맵으로 이를 확인할 수 있는 기능도 눈에 띈다.

일일이 자판으로 입력하는 것이 귀찮은 소비자라면 필기 입력이 가능한 아이패드용 앱 ‘팻패드’를 고려할 만하다. 손으로 쓴 글씨를 텍스트 파일로 변환해준다. 작업을 마친 문서는 e메일로 전송하거나 ‘드롭박스’ 계정과 동기화할 수 있다. 와이파이를 통해 다른 아이패드와 문서를 주고받을 수도 있다.

PC에 저장한 각종 파일을 스마트폰으로 열어 볼 수 있는 드롭박스도 스마트 워크에 유용한 서비스로 꼽힌다. 가입 시 2GB(기가바이트)의 저장용량이 제공되는데 친구를 초대하거나 초대받아 드롭박스를 설치하면 양측 모두 250MB(메가바이트)의 용량을 추가로 받는다. 이런 식으로 최대 10GB까지 확장이 가능하다. 자료를 공유하고 싶은 PC에 드롭박스 프로그램을 깔기만 하면 된다. 이를 통해 스마트폰이나 다른 PC에서 드롭박스의 자기 계정으로 저장된 자료를 열거나 편집할 수 있다.

김상운 기자 sukim@donga.com