서울경제진흥원 “AI 활용해 5만 시간 이상 업무시간 절감”

중소기업 지원기관 서울경제진흥원(SBA)이 다양한 인공지능(AI) 기술을 활용해 약 5만 시간 이상의 업무시간을 절감했다고 밝혔다. ▲AI기술을 적용한 생성형 업무비서 ‘스바봇(SBAbot) 위키’ ▲직원들의 AI 기반 업무 혁신 실행력을 높이는 ‘AI 탐험대’와 ‘AI 실험실’ ▲공공기관 최초 ‘AI CEO 아바타’를 활용한 기관 뉴스홍보 서비스 등 AI 기술을 적극 도입, 활용한 덕분이다.

AI를 도입해 업무시간 절감을 달성한 SBA / 출처=SBA

스바봇·스바봇 위키 등으로 약 5만 시간 이상 업무시간 절감한 SBA

지난 2022년 7월 AI로봇동료(일명 ‘스바봇’)을 도입한 SBA는 이달 중순, 스바봇을 업그레이드한 생성형 AI 업무비서 ‘스바봇 위키’를 추가 도입했다.

SBA가 2022년 7월에 도입한 스바봇은 단순반복업무를 자동으로 처리하도록 돕는다. 약 40여 개 부서에 스바봇을 도입한 SBA는 ▲급량비 등 단순 전표처리 ▲기업분석 자동 메일링서비스 ▲회계지출 ERP승인 및 문서 자동배부 처리 ▲시내출장비 정산 자동화 ▲유연근무 알림서비스 등 10여 가지가 넘는 단순반복업무를 자동으로 처리하고 있다.

이달 도입한 스바봇 위키는 기관 업무매뉴얼(위키)의 번거로운 정보 탐색 과정을 효율적으로 수행하도록 돕는다. 과거에는 키워드 입력이나 메뉴 탐색을 통해 직접 관련 문서를 찾고 필요한 내용을 선별해야 했다. 스바봇 위키를 도입한 이후에는 “○○ 업무는 어떻게 해야 하나요?”처럼 자연어로 질문하기만 하면 된다. 그러면 AI가 질문 의도를 정확히 파악해 관련 정보를 자동으로 찾아준다. 핵심만 요약한 답변도 실시간으로 제공할 뿐 아니라 대화 맥락을 기억해 이어지는 추가 질문에도 자연스럽게 대응할 수 있다.

‘스바봇 위키’는 업무매뉴얼을 비롯해 내부 규정, 관계 법령 등 SBA 실무에서 자주 활용되는 여러 데이터까지 대규모 학습이 가능해 직원들의 정보접근성과 실무 활용도를 높일 것으로 기대된다.

SBA 측은 스바봇으로 연간 약 4만8000시간, ‘스바봇 위키’로 연간 4680시간의 업무시간 절감 효과가 발생한 것으로 추산한다. 해당 수치를 인력 기준으로 환산하면 약 25명 규모에 이르며, 이에 따른 연간 비용 절감 효과는 약 10억 원에 달하는 것으로 분석된다.

일례로 SBA에서 한 해에 발생하는 단순반복 전표처리 건수는 약 5만 건으로, 직원들이 직접 각 전표처리를 할 때마다 건당 약 14분 정도 소요된다. ‘스바봇’ 도입 이후에는 부서별로 지정된 담당자 1인이 최종 승인하는 구조로 변경됨에 따라, 건당 소요시간이 2분으로 대폭 축소됐다.

한편 SBA는 지난 5월부터 공공기관 최초로 김현우 대표이사의 ‘AI 아바타’를 활용한 뉴스 홍보 서비스를 도입, 기관의 다양한 소식과 핵심사업을 적극 홍보하고 있다.

AI 아바타를 활용한 뉴스 홍보 서비스를 시행 중인 SBA / 출처=SBA

‘AI 아바타’는 여러 AI 기술을 유기적으로 융합해 만든 가상의 인물이다. 사람의 정교한 표정, 목소리, 제스처 등 모션을 활용해 대상의 특징을 AI에 학습시켜 그 사람의 모습을 그대로 구현하는 방식이다.

SBA는 ‘AI CEO 아바타’를 자체 유튜브 채널 ‘스바TV’와 연계, 매월 20여 편의 숏츠를 제작 중이다. ▲공모사업과 기업 모집 중심의 지원사업 ▲DDP 쇼룸과 서울콘 등 SBA 행사 및 전시를 소개 ▲경제, 창업, 투자, 글로벌 이슈에 대한 인사이트 등 기관의 다양한 지원사업과 핵심사업 등을 홍보한다.

SBA는 내부 임직원의 AI 업무역량 및 실행력 강화를 위한 자발적인 커뮤니티 조직 ‘AI 탐험대’를 출범시켰으며, 다양한 AI프로그램을 활용해 업무 효율 제고를 추진하는 공간인 ‘AI 실험실’도 운영한다.

조직 안팎으로 AI 활용 및 디지털 전환 박차

SBA는 기관 내부 혁신을 넘어 중소기업을 위한 다양한 지원사업과 AI 및 디지털 전환 지원도 활발히 추진 중이다. 협업 생산성 플랫폼 ‘Flow(플로우)’ 무상 지원 사업을 통해 중소기업의 업무 협업 효율화를 촉진하고 있다. AI 및 디지털 기술을 도입하고자 하는 서울기업을 위해 카카오 엔터테인먼트와 함께 ‘로켓런처 프로그램’을 운영하며 맞춤형 전환 컨설팅 및 실행 지원도 제공한다. 서울시 청년의 취업역량 강화를 위한 청년취업사관학교(새싹) 2.0도 실시해 AI 중심의 미래혁신 인재를 적극 양성하고 있다.

김현우 서울경제진흥원 대표이사는 “중소기업 지원기관으로서 표면적인 AI 혁신 구호에 그치지 않고, 기관이 먼저 AI 기술을 실질적으로 도입·활용함으로써 AI 혁신을 주도하는 기관으로 나아가겠다” 며 “앞으로 AI 기반의 업무 효율화가 정부 디지털 정책의 실천적 모델이 되도록 최선을 다하겠다”고 말했다.

IT동아 김동진 기자 (kdj@itdonga.com)