우에노 야스아키 한국후지제록스㈜ 사장
아시아태평양지역 기업들의 업무환경 조사에서도 한국 직장인의 82%가 사무실 밖에서 스마트폰 등 개인 스마트기기로 업무를 수행하는 것으로 확인됐다. 이는 아태지역 평균치인 70%를 훨씬 웃도는 수치다.
하지만 기업들이 개인용 기기를 업무에 활용할 경우 내부 정보유출 등의 보안문제에 충분히 대비하고 있는지는 의문이다. 최신 스마트기기의 경우 대부분 넉넉한 저장 공간과 함께 무선인터넷, 카메라, 데이터 전송기능이 결합되어 디지털 문서유출이 간단하고, 분실 또는 도난당할 가능성도 높기 때문이다.
물론 직원들이 사용하는 개인 모바일기기의 회사 반입을 금지하면 문제는 간단해진다. 하지만 이러한 폐쇄정책이 100% 안전을 보장하는 것은 아니다. 회사의 보안정책을 우회해 클라우드 공간에 회사 파일을 공유하거나 소셜네트워크서비스(SNS)를 통해 업무문제를 논의하는 모습은 이미 대부분의 회사에서 쉽게 볼 수 있는 풍경이다. 또한 정작 필요한 정보에 대한 접근이 차단될 수도 있다.
따라서 스마트 워크 업무 환경에서는 스마트기기로 사내 네트워크에 접근할 때 정보사용 권한 및 문서보안 등의 관리정책을 마련해야 한다. 먼저 문서를 한곳에 모아 관리하면 문서의 생성에서부터 폐기까지 모든 문서의 흐름을 제어하고 모니터링할 수 있어 정보유출 위험을 한층 줄일 수 있다.
또한 기기에 관계없이 모든 사내문서 이용정보를 기록해 문서출력 및 유출 여부를 진단하고 인가된 사용자만 이 문서를 출력할 수 있도록 해야 한다. 이때 지나친 보안으로 직원들의 업무 효율이 떨어지지 않도록 최대한 문서출력 프로세서의 간소화와 편의성도 고려해야 한다.
기존 문서들을 디지털화하는 것도 중요하다. 기업 입장에서 문서관리는 매우 번거롭고 복잡하며, 매일 방대한 양으로 생성되는 문서들은 보이지 않는 비용과도 같다. 따라서 해묵은 중요 문서를 스캔을 통해 전자문서로 변환하고, 실시간으로 생산되는 엄청난 양의 문서에 대해서도 체계적인 관리가 요구된다.
우에노 야스아키 한국후지제록스㈜ 사장