[기업&CEO]전자문서는 피할 수 없는 흐름… 관건은 신뢰성 있는 플랫폼

한국전자문서산업협회

해킹으로 인한 정보유출, 문서 위변조 등 많은 사회적 문제가 발생하는 가운데 강력하고 신뢰성 있는 전자문서 유통 플랫폼이 필요하다는 주장이 제기됐다.

한국전자문서산업협회(www.dca.or.kr) 전일 산업진흥실장은 “언제 어디서나 정보전달이 가능한 스마트워크 시대에 기업 경쟁력 강화를 위해서는 전자문서 기반의 업무 체계가 피할 수 없는 흐름이 됐다”며 “문서보안이 필요한 분야나 개인정보 보호가 필요한 분야, 법적효력이 필요한 분야에서는 강력한 전자문서 유통 플랫폼이 마련돼야 할 것”이라고 강조했다.

서광현 회장

신뢰할 수 있는 전자문서 유통의 필요성은 세계적 현상으로, 오스트리아(DDS), 독일(De-mail), 이탈리아(PEC), 스위스(IncaMail), 미국(Rpost) 등 선진국 중심으로 공인된 전자우편 제도가 확산 중이다.

전자문서는 시·공간 장애 없이 문서를 전자적 형태로 작성·유통·보관·검색할 수 있는 디지털 문서 보안 솔루션으로 현재 공공기관과 지방자치단체를 중심으로 꾸준히 확대되고 있다. 종이 없는 업무 환경, 즉 ‘페이퍼리스’ 실현을 통해 종이문서 보관에 따른 유지관리 비용을 절감할 수 있다. 그동안 정부에서는 민간전자문서 확산을 위해 많은 노력을 기울여 왔다. 문서 보관(공인전자문서센터)이나 문서 유통(공인전자주소)과 관련한 정책을 꾸준히 추진해왔다.

대법원의 재외국민 대상 가족관계증명서 발급 서비스와 경찰청의 교통범칙금 공인전자주소 수신서비스, 국민연금공단의 연금민원 안내 및 통지서비스가 대표적인 전자문서 유통 모델이다. 대법원의 경우 신청 후 최소 보통 우편으로 1∼2개월이 소요됐던 재외국민 가족관계 등록 민원을 전자문서 유통서비스를 통해 대폭 단축했다. 처리 기간 단축 및 우편 발송으로 인한 비용 절감, 업무의 효율성을 두루 제고한 사례다.

전자문서를 활용한 유통모델들은 지속적으로 추가되고 있으나, 민간 중소기업부문에서는 도입이 더딘 상황이다. 도입 시 적은 비용으로 높은 효과를 볼 수 있지만, 공공부문에 비해 민간부문의 전자문서 활용은 아직 걸음마 단계다. 전자문서 관련 최근의 환경변화는 기업의 전자문서 도입을 더 이상 피할 수 없는 흐름으로 만들고 있다.

이제 기업에서도 경쟁력 향상을 위해 전자문서를 적극적으로 활용하여야 할 때라고 생각한다. 이미 공인전자주소 제도 등 전자문서를 활용할 수 있는 다양한 기술과 제도가 존재하고, 모바일 업무환경에도 바로 적용할 수 있다는 장점도 있어 이제는 피할 수 없는 대세라고 할 수 있다.

한국전자문서산업협회 서광현 회장은 “공공부문의 전자정부 활용과 같은 성공사례가 민간부문에서도 충분히 가능하다”며 “전통적인 문서유통 방식을 개선하는 것을 고려하는 기업이라면, 피할 수 없는 대세가 된 전자문서 유통 플랫폼에 주목할 필요가 있다”고 강조했다. 한국전자문서산업협회는 전자문서 생성과 관련된 비즈니스 모델, 규제개혁, 정책 건의 등을 지속적으로 추진해 나가고 있다.

한국인터넷진흥원에서도 공인전자주소와 전자거래활성화를 위해서 업계와 다각적인 노력을 기울이고 있다.
　
이정원 기자 jw7@donga.com